Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Capital Stays Property Management (« Capital Stays », « nous », « notre » ou « nos ») offre des services de gestion immobilière à court, moyen et long terme en Ontario et au Québec, notamment à Ottawa, à Gatineau et dans les régions avoisinantes.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous pouvons recueillir les renseignements de contact et de demande (nom, adresse courriel, numéro de téléphone et message); les renseignements des abonnés à l’infolettre (adresse courriel et, facultativement, nom); les renseignements sur les voyageurs et les réservations (nom, coordonnées, dates de séjour et renseignements de paiement); les renseignements sur les locataires (nom, coordonnées, modalités du bail et loyer); les renseignements sur les propriétaires (nom, coordonnées, détails des propriétés et données financières); les renseignements de paiement traités par Stripe, sans que nous conservions les numéros de carte complets; ainsi que des données d’utilisation du site Web, comme l’adresse IP, le navigateur et les pages consultées.

3. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour répondre aux demandes; traiter les réservations, les paiements et les factures; gérer les locations et les relations avec les propriétaires, notamment au moyen de rapports et de factures automatisés; envoyer notre infolettre aux personnes qui y consentent; transmettre des rappels automatisés concernant les baux et des notifications de compte; améliorer notre site Web; et respecter nos obligations légales, comptables et fiscales, y compris celles liées à la TPS et à la TVH.

À des fins de sécurité et de conformité immobilière, nous enregistrons votre adresse IP, les renseignements sur votre navigateur, les pages consultées et vos interactions dans les sections d'annonces immobilières de notre site. Ces renseignements sont conservés pendant 12 mois et peuvent être communiqués à PropTx ou à l'association immobilière compétente lorsque cela est nécessaire pour un audit ou à des fins juridiques.

4. Infolettre et communications électroniques

Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), nous envoyons notre infolettre uniquement aux personnes qui ont donné leur consentement exprès en s’y abonnant. Chaque infolettre comprend un lien de désabonnement fonctionnel en un seul clic. Le désabonnement de l’infolettre n’a aucune incidence sur les communications transactionnelles liées à une réservation, une location ou une relation avec un propriétaire en cours.

5. Traitement des paiements

Les paiements sont traités par Stripe, Inc., un fournisseur conforme à la norme PCI DSS. Nous ne conservons pas les données complètes des cartes de paiement sur nos serveurs.

6. Témoins et outils d’analyse

Nous pouvons utiliser des témoins afin d’assurer les fonctions essentielles du site et de mieux comprendre son utilisation générale. Nous n’utilisons pas de témoins pour créer des profils publicitaires et nous ne vendons aucun renseignement personnel.

7. Fournisseurs de services tiers

Nous communiquons certains renseignements à des fournisseurs de services, notamment Resend pour l’envoi de courriels, Stripe pour le traitement des paiements et nos fournisseurs d’hébergement, dans la mesure nécessaire à l’exploitation de nos services. Certains fournisseurs peuvent traiter des données sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Ces données peuvent alors être assujetties aux lois du territoire concerné, y compris à l’accès légal par les autorités gouvernementales.

8. Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis et satisfaire aux exigences légales, réglementaires, comptables et fiscales applicables. La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements et celle de notre relation avec vous. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire, sous réserve des exigences légales applicables.

9. Vos droits

En vertu de la LPRPDE, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, demander leur rectification, retirer votre consentement à des utilisations facultatives comme l’infolettre et poser des questions sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Pour ce faire, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées à la section 11.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels. Toutefois, aucun système ni aucune méthode de transmission n’est entièrement sécuritaire.

11. Responsable de la protection de la vie privée et coordonnées

Capital Stays Property Management a désigné une personne responsable de la protection de la vie privée, chargée de superviser nos pratiques en la matière et notre conformité aux lois applicables. Si vous avez des questions au sujet de la présente politique, souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou les faire rectifier, retirer votre consentement lorsque cela est applicable, ou déposer une plainte concernant la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec : Responsable de la protection de la vie privée, Capital Stays Property Management · Courriel : info@capitalstays.ca

12. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité périodiquement. Lorsqu’une modification a une incidence importante sur la façon dont nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels, nous fournirons un avis approprié et obtiendrons un consentement supplémentaire lorsque la loi l’exige.